Das IT-Outsourcing (Information Technology Outsourcing) beschreibt die Auslagerung bzw. Übertragung von IT-Funktionen, IT-Geschäftsprozessen und IT-Infrastruktur an rechtliche selbständige (externe) Dienstleister oder Organisationseinheiten im Inland oder Ausland.
Grundsätzlich gehen beim Outsourcing unternehmensspezifische Ressourcen (i.d.R. Personal oder immaterielle/materielle Assets) auf einen externen Dienstleister über, wobei die Übertragung i.d.R. vertraglich festgelegt und mit Transaktionskosten verbunden ist. Das Service Level Agreement beschreibt dabei die Qualität der vertraglich definierten Leistung.
Inhalt
Gründe für das IT-Outsourcing
- Hohe Fixkosten und oftmals unkontrollierbare variable Kosten im IT-Sektor führen zu einer mangelhaften Kostenkontrolle, die nur durch Auslagerung bzw. Minimierung der Kostenstelle IT optimiert werden kann
- Personalmangel / Fachkräftemangel im IT-Bereich
- Mangelhafte Serviceleistung in der IT-Branche
- Qualitative Mängel bei der Anwendungsentwicklung
- Qualitative Mängel bei der IT-Infrastruktur
Dimensionen des IT-Outsourcing:
- Leistungsebene: Beschreibt die Ebene der Outsourcing-Leistung über Infrastruktur, Anwendung oder Geschäftsprozesse
- Anzahl der Dienstleister: einzelner Dienstleister oder mehrere Dienstleister (single vendor vs. multi vendor outsourcing)
- Umfang: Werden nur Teile von Funktionen ausgelagert (selective outsourcing) oder gesamte Funktionen und zugehörige Teilprozesse (total outsourcing)?
- Dienstleistungsempfänger: Einzelne Organisationseinheit oder gesamte Organisation
- Ort der Leistungserstellung: Inland, Umland oder Übersee (Onshore, Nearshore, Offshore)
- Ort des Kunden: lokal, regional, national, weltweit
Outsourcing der IT nach Szyperski:
Der deutsche Wirtschaftsinformatiker Norbert Szyperski beschreibt das Outsourcing von IT durch eine Klassifizierung in fünf primäre Gruppen:
- Facility Management: Der externe Outsourcing-Dienstleister übernimmt den Betrieb von Rechenzentren zu vertraglich festgelegten Konditionen
- Systemintegration: Outsourcing-Dienstleister übernimmt die Verantwortung für die funktionsfähige Systemintegration beim Kunden
- Anwendungsprogrammierung: Der Dienstleister übernimmt die vollständige Programmierung von Anwendungen nach vorgegebenen Spezifikationen
- Netzwerkmanagement: Der Dienstleister übernimmt Betrieb, Wartung und Aufbau von Netzwerkkomponenten
- Sonstige Dienstleistungen: Wartung von Hard-/Software, Schulungen, Workshops oder Beratung durch den IT-Outsourcing Dienstleister
IT-Outsourcing: Vorteile und Nachteile
Strategische Vorteile:
- Hohe Flexibilität
- Kostenkontrolle und Controlling
- Risikotransfer bzw. Risikominimierung
- Kooperation statt innerbetriebliche Konkurrenz
- Reorganisationseffekte
- Vereinfachte Wertschöpfungskette
- Verringerung der Fixkosten für IT und Informationsmanagement
Strategische Nachteile:
- Vertragliche Abhängigkeiten zu Outsourcing-Dienstleister
- Auslagerung von Know How
- Auslagerung von Daten
- Auslagerung von Finanzmitteln
- Abhängigkeit von Outsourcing-Partnern, Wechselmöglichkeiten nur bedingt
- Risiko in Zusammenarbeit
- Risiko des Datenmissbrauchs
- Geringere Akzeptanz und Motivation in Fachabteilungen
Leistungsspezifische Vorteile:
- Hohe Kompetenz und Fachlichkeit beim Dienstleister möglich
- Detaillierte Skalierung der Leistung möglich
- Klar definierte Verantwortlichkeiten
- Flexible und schnelle Verfügbarkeit von Ressourcen
- Sicherheitsoptimierte Planung möglich
- Überführung von Fixkosten in variable Kosten
Leistungsspezifische Nachteile:
- Know-How wird ausgelagert
- Unternehmens-Interna werden ausgelagert
- Kontrollverlust über ausgelagerte Daten
- Kommunikationsprobleme möglich
- Koordinierungsprobleme möglich
- Abrechnungsprobleme möglich
- Hoher bzw. schlechter Kontrollaufwand
- Schwierige Qualitätssicherung
- Höhere Transaktionskosten
- Umstellungs- und Transformationskosten
IT-Outsourcing: Entscheidungsansätze
Steht ein Unternehmen oder ein Management vor der Entscheidung, bestimmte Teile der IT durch Outsourcing an einen Drittanbieter zu verlagern, können zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit einer Entscheidungsmöglichkeit mehrere Ansätze herangezogen werden:
- Fokussierung auf die primären Erfolgsfaktoren und Interessen eines Unternehmens
- Transaktionskosten-Theorie: Minimierung von Transaktionskosten durch Operationalisierung der Kostenfaktoren Planung, Anpassung, Kontrolle)
- Strategische oder taktisch-operative Ansätze
Durchführung von IT-Outsourcing
Unternehmen und Organisationen durchlaufen bei der Durchführung von IT-Outsourcingsprozessen ein mehrstufiges Phasenmodell in einfacher oder mehrfacher Iteration:
- Auswahl: Zunächst werden Chancen, Risiken und wirtschaftliches Potential ermittelt, wenn eine IT-Problemstellung an einen externen Dienstleister ausgelagert wird
- Verhandlung: Nach der Auswahl werden mit dem Partner die gegenseitigen Interessen vermittelt und in vertragliche Anforderungen umformuliert, auf die i.d.R. ein Business-Plan folgt
- Implementierung: Zur Umsetzung des Outsourcing werden eigene Teams und Projektgruppen gebildet, die Kooperationskonzepte entwickeln, umsetzen und betreuen.
Gängige Entscheidungsmodelle für IT-Outsourcing
- BPMN (Business Process Modeling Notation)
- Statistiken
- Flussdiagramme
- Deterministische und/oder stochastische Kostenvergleiche
- Nutzwertanalysen
- Portfolio-Modelle
- Argumentationsbilanzen
- Erfahrungsberichte
- UML-Modellierung